L’acquisto di beni e servizi, anche l’acquisto di prodotti finanziari, rappresenta un aspetto cruciale per qualunque organizzazione (intesa come azienda, Ente o Stato), perché contribuisce al suo funzionamento e alla sua crescita.
Tuttavia, troppo spesso ci si imbatte in una eccessiva, a volte anche cattiva, burocrazia colpevole di creare inefficienze e di rallentare sia la crescita sia proprio l’andamento quotidiano. In sintesi, la burocrazia e le lungaggini associate ad essa si traducono in una scarsa produttività.
A questo si aggiungono normative e requisiti di conformità stabiliti dai governi, che se da un lato sono fondamentali per garantire sicurezza e lealtà, dall’altro rendono i processi aziendali complicati e farraginosi.
Quali soluzioni adottare?
Per fronteggiare questo problema spesso le aziende si ritrovano costantemente alla ricerca di metodi e soluzioni innovative per superare la burocrazia al fine di semplificare la vita aziendale risparmiando tempo e risorse. In una parola per migliorare il rendimento.
Ma quali possono essere le strategie da mettere in campo per superare i macchinosi metodi generati dalla burocrazia? Quali metodi possono avvantaggiare e rendere più efficienti sia le aziende sia gli stakeholder?
Ecco quali possono essere alcune soluzioni per superare la burocrazia:
- migliorare la comunicazione
- semplificare i processi di approvazione
- semplificare la documentazione
- instaurare un clima di fiducia tra i dipendenti
- automatizzare l’analisi dei dati e le attività in generale
In prima battuta occorre migliorare la comunicazione tra i reparti per semplificare i processi di vita aziendale.
Uno dei principali problemi nella gestione aziendale è rappresentato spesso dall’inefficienza comunicazione tra uffici, dipartimenti e collaboratori. Sbagliato perché comunicando meglio è possibile ridurre ritardi e fraintendimenti.
Altro passo è la semplificazione del processo di approvazione, soprattutto quando ci si trova di fronte a approvazioni multiple, spesso causa di un collo di bottiglia che provoca lungaggini e ritardi inutili.
A questo proposito una struttura organizzativa complessa può essere causa essa stessa di troppa burocrazia portando a duplicazioni e ritardi.
A questo deve seguire una semplificazione della documentazione, spesso troppo impegnativa. L’uso di modelli semplificati accelera notevolmente un processo di acquisto, un investimento o perfino una decisione di ordinaria amministrazione.
Altro punto fondamentale è costruire un clima di fiducia nell’ambiente di lavoro, aspetto che può di conseguenza migliorare ulteriormente il piano della comunicazione. Maggior fiducia, maggiore attitudine alla collaborazione.
Ultimo ma non ultimo, l’automatizzazione riduce sensibilmente la burocrazia favorendo ad esempio la velocizzazione nell’elaborazione degli ordini, degli acquisti, delle fatture o il monitoraggio degli investimenti. La mancanza di automatizzazione con attività ancora eseguite manualmente o con l’uso di carta, richiede tempo oltre ad essere assoggettata a possibili errori perché giocoforza richiedono più controlli e dunque più tempo. Prendiamo ad esempio la comunicazione: se un’organizzazione non investe nella trasformazione digitale, condividere i dati interni può far perdere del tempo. La tecnologia inoltre va sempre tenuta aggiornata, evitando che diventi obsoleta. Sistemi informativi nuovi e moderni accelerano e rendono tutto più efficiente.
Il giusto equilibrio tra le soluzioni indicate è la chiave per ottenere più flessibilità nella gestione di un’azienda e dunque ridurre la burocrazia. In questo modo le risorse possono essere dirottate per concentrarsi maggiormente sul core business di un’attività favorendone la crescita e il successo.
Le conseguenze delle lungaggini causate dalla burocrazia
La stasi o peggio, l’insuccesso di un’azienda sono dietro l’angolo se non si adottano misure per contrastare le lungaggini burocratiche. Perdite di tempo si traducono in opportunità mancate, aumento dei costi e perdita della competizione. Esaminiamo i principali difetti della burocrazia per comprendere meglio le sue dinamiche e evitare le relative conseguenze.
- più costi
- più rischi
- meno efficienza
I costi. È la conseguenza più diretta: le procedure burocratiche comportano non solo costi aggiuntivi, ma l’aumento dei costi già preventivati. Le spese per l’elaborazione stessa delle pratiche burocratiche, le spese legali per assicurare il rispetto delle normative, ne sono un esempio lampante.
Il rischio. Parliamo di rischio di incorrere in errori o peggio in frodi. La burocrazia a volte è un processo talmente complicato che se non ci si affida a consulenti esperti (spendendo ulteriori somme), può portare a commettere errori che potrebbero addirittura compromettere e danneggiare la reputazione.
Efficienza. Stare al passo con le lungaggini e i processi burocratici fa perdere del tempo. Tempo che viene sottratto alla produzione, agli investimenti e dunque alla produttività. Questo si traduce in meno efficienza.
Perché dunque non adottare soluzioni semplici per superare la burocrazia? Adottando tali soluzioni, è possibile rispondere più prontamente alle esigenze del mercato, migliorando così profitti e reputazione.
